领导新的混合IT员工的数字化路线图

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对许多学院和大学来说,向远程IT劳动力的临时转变已经演变成永久的混合团队。通过利用EDUCAUSE数字化转型(Dx)框架作为转变其领导方式的路线图,并充分利用这种新的工作方式,领导者可以在新常态下变得更加高效。

领导新的混合IT员工的数字化路线图
图片来源:Dmitry Demidovich / Shutterstock.com©2022

冠状病毒大流行迫使高等教育IT部门像许多其他组织一样,迅速调整他们提供服务的方式,包括IT部门员工的工作方式和地点,以及他们如何(与彼此和客户)沟通和协作。疫情还向IT领导者提出了挑战,要求他们找到创造性的方法来保持团队的积极性、生产力和参与度。虽然其中一些变化是暂时的,但许多变化正在成为永久性的,从根本上改变了IT团队的工作方式。IT领导者必须调整他们的领导方法,以有效地帮助他们的组织在这个快速变化的时代取得成功。

EDUCAUSE数字化转型(Dx)模型为思考支持新型混合劳动力所需的领导变革提供了一个有用的框架。Dx模型描述了领导者必须如何利用协调的文化、劳动力和技术转变来实现从根本上改变其机构提供服务方式的持久转型。脚注1

向混合型高等教育IT劳动力转变,许多员工在一周的全部或部分工作时间内持续远程工作,从根本上改变了IT领导者的工作方式。混合劳动力改变了雇主与雇员之间的契约,改变了IT组织提供许多服务的方式,如果做得好,还可以提高员工的工作满意度和生产力。如果做得不好,可能会导致员工感到疏离,在单位之间制造障碍,导致服务差距,最终导致有价值的团队成员流失。

从数字化转型的角度来看,向混合劳动力的转变可以作为一个路线图,帮助IT领导者确定他们的方法需要调整哪些方面,才能在这种新常态下成功地领导他们的团队。

EDUCAUSE数字化转型(Dx)模型

EDUCAUSE Dx模型通过文化、劳动力和技术的协调转变,描述了“一个机构的运营、战略方向和价值主张”的有意转变。一系列的内部和外部因素作为信号或触发器,为转换启用或创建需求和设置。成功的数字化转型重塑了提供服务的方式,加强了教育交付,改善了学生服务,推进了研究,并实现了各种其他成果,从而提高了价值和改善了服务。脚注2

由此产生的转换可以对整个机构产生较大的影响,也可以对某个单位或特定服务产生较小的影响。不管怎样,所有这些转换都为涉众、IT单位和机构创造了价值。脚注3.

EDUCAUSE Dx模型提供了一个框架,帮助领导者有意识地探索他们需要集中领导技能的领域,以成功地监督转型后的员工。输入或信号包括大流行、云和协作技术的成熟、劳动力流动性增强、就业市场变化、机构财务挑战、对工作/生活平衡的重新思考、“大辞职”以及其他因素。领导者必须探索部门文化需要发生哪些转变,以拥抱混合员工队伍,然后对人们的工作方式做出必要的改变。在考虑劳动力转移时,领导者需要评估员工所需的技能,然后考虑职位描述、工作条款和协议、招聘和入职方面的变化。领导者应该考虑需要哪些技术变革来支持协作、客户交互以及安全和高效的工作。正确地做这些事情将为机构及其员工提供价值。

输入:设置舞台

当考虑领导新的混合IT劳动力时,领导者应该考虑将高等教育带到这一点的因素(信号、输入或环境)。其中许多发展已经发生,但没有像大流行那样普遍或规模大。如果大流行发生在5年或10年前,与远程工作人员的无缝协作就不会像现在这样容易。

以下是导致混合式作业出现拐点的一些因素:

  • 自2000年代中期以来,机构一直在进行重大投资,将许多关键应用程序和服务转移到云上。这些投资使得快速扩展和从任何地点提供服务成为可能。
  • 协作办公工具(如Google Workspace、Microsoft office 365和其他基于web的生产力工具)已经成熟。这些工具允许在多个位置的人员之间进行无缝的同步和异步协作。
  • 多年来,与其他远程工作者合作变得越来越普遍,尽管没有达到大流行时的规模。
  • 机构越来越多地使用视频会议工具,如Zoom、Microsoft Teams、Webex和FaceTime。
  • 如今的劳动力流动性要大得多,这导致了对雇主-雇员契约的重新评估,以及对工作/生活平衡的更多关注。
  • 由于人口结构的变化,预计入学人数会下降,这促使各院校探索减少人员和预算,提高效率。

大流行提供了火花,将许多这些因素结合在一起,为这种新的混合工作模式创造了完美的环境。

引领文化变迁

在许多方面,职场文化的转变是任何转型努力中最具挑战性的方面,向混合劳动力的转变也不例外。在大流行开始时,各机构的人们以惊人的速度和凝聚力齐心协力,实现了许多人所说的“大转折”——从面对面的教学和工作转向在线教学和工作。随着大流行的减弱和共同的紧迫感的消失;保持员工一致;将相互作用;创造共同的价值观、归属感和公平感;灌输共同的职场观点变得更加困难。转变企业文化,接受这种新的工作方式,需要有意识地关注以下关键组成部分。

提供员工期望的灵活性。许多员工希望每周至少有部分时间远程工作(如果他们的角色允许的话),但部门和机构的文化允许吗?

2021年8月,EDUCAUSE和CUPA-HR对高等教育人力资源(HR)和IT专业人士进行了快速调查,发现“五分之四的人力资源和IT受访者告诉我们,他们理想的工作安排至少是部分远程环境。超过三分之一……更喜欢大部分或完全远程的工作安排。”脚注4

伊萨卡学院正亲身经历着这种转变。截至2021年秋季,大约42%的全职IT员工(在一个55人的部门)已经永久地过渡到每周远程工作三天或更多天,另有21%的人选择每周远程工作一到两天。此外,近10%的IT员工现在居住在州外,有些人从未踏入校园。这与大流行前相比是一个巨大的变化,当时伊萨卡学院只有大约5%的IT团队定期远程工作。

调整部门流程、实践和政策。为了给员工提供这种灵活性,需要考虑部门文化的许多方面。看看一些机构和部门的流程、实践和政策是一个很好的开始。下面是一些例子:

  • 制定正式的远程办公政策。该机构范围内的政策应提供有关资格和要求、设备、谁支付互联网连接费用、可接受的工作地点、工作时间预期和其他远程办公细节的指导方针。
  • 书面的远程办公计划需要为每个将在一周的部分或全部工作时间远程工作的员工准备好。该计划应涵盖员工的工作时间和时间表、绩效预期、业务流程以及远程办公安排的其他具体项目。这一计划至少应每六个月审查一次。远程办公应该被视为一种福利(而不是一种给予),员工提供的生产力或服务不能有任何负面变化。
  • 关于如何衡量个人的工作表现,可能需要做出调整。有时,也许是在潜意识里,人们在办公室里或周围的身体存在被视为工作表现的衡量标准。当员工远程工作时,他们可能会“眼不见心不烦”,这可能会给人留下这样的印象:他们可能没有在办公室里工作的人那么努力。提前定义绩效预期和结果衡量是很重要的。
  • 把流程和期望放在适当的地方,这样那些不太显眼的人就会像那些在现场的人一样,有可能被考虑分配任务或晋升。这需要有意识地工作,以确保每个人都得到平等和公平的对待,无论他们在哪里工作。
  • 明确定义工作时间(包括跨时区)的期望,以及人们何时以及如何脱离工作。这包括对人们何时可以参加会议和同事的期望,以及对工作/生活平衡的考虑(确保远程工作的人为他们的工作和个人时间建立界限)。
  • 建立管理现场和混合团队的实践,这样就不会有个人被“排除在外”。每个人都应该能够使用团队资源;获得平等的贡献、展示和领导的机会(视情况而定);并且无论他们在哪里工作,他们都觉得自己是完全被授权的团队成员。
  • 进行深思熟虑的讨论,并制定处理“手和眼睛”问题的指导方针。这些问题是由现场团队成员提出的,他们可能被要求承担远程工作人员无法承担的额外任务(物理重新启动服务器,查看房间内发生的事情,帮助设置事件等)。

大多数人乐于助人;然而,从长远来看,这些类型的请求会累积起来,导致大量的额外工作,并可能招致那些被要求“跑到大厅去看看是否有人在他们的办公室”或“按下机器上的电源按钮”的人的怨恨。反过来也可能是一个问题。那些远程办公的人可能会觉得自己被忽视了,因为他们看不到也听不到校园里发生的事情。与整个团队讨论这些问题,并集思广益地解决这些问题,这对于为团队建立共同的期望和规范非常有帮助(然后在此过程中定期检查和调整)。

有意识地关注参与和联系。确保高水平的参与和与他人的联系对于混合IT劳动力的长期成功至关重要。

员工之间需要相互联系,无论他们是在现场工作还是远程工作。他们需要与他们所服务的对象(学生、教师和其他员工)以及管理人员和行政人员建立联系。如果将所有这些连接都绘制成图表,那么需要考虑、建立和维护的路径矩阵将非常复杂。

促进这些联系需要IT领导者使用各种策略和持续的、有意的关注。一些推荐的方法见表1。

表1。促进员工联系的建议策略
活动 虚拟“咖啡与对话”

目的

为工作人员提供非正式互动的机会,不论他们在哪里(虚拟的“饮水机”)。

技术

可通过Zoom或Microsoft Teams选择每两周一次的30分钟聚会。一旦会议开始,随机将人们送到四到五人的分组讨论室,就他们选择的话题进行15分钟的对话。在第一个15分钟之后,把人们带回来,再重新洗牌15分钟。

观众

现场和远程工作人员。

活动 虚拟“市政厅”会议

目的

让人们了解情况,并就他们心中的问题进行对话(以一种不那么正式的方式)。

技术

可通过Zoom或Microsoft Teams选择每两周一次或每月一次的聚会。

观众

现场和远程工作人员。

活动 学生及教职员会议

目的

把学生和员工聚集在一起。

技术

与学生和员工进行混合或虚拟会议(每学期一次或两次)。在每次会议期间,进行分组活动,以便员工和学生可以互动,更好地了解彼此。

观众

现场和远程工作人员和学生雇员。

活动 电子邮件消化

目的

让所有员工了解整个部门的发展情况。

技术

每周,让每个领域的经理提供一两个简短的更新。将这些更新收集到发送给所有IT员工的电子邮件摘要中。

观众

都是IT员工。

活动 部门及部门会议

目的

提供业务更新并促进所有IT员工之间的讨论。

技术

每月举办混合会议或虚拟会议。

观众

都是IT员工。

活动 社交聚会

目的

在员工之间建立联系。

技术

偶尔在社交场所(如公园)举行面对面的聚会。

观众

它的员工。

活动 一对一的会议

目的

讨论工作努力、优先事项和绩效(主管/员工)。

技术

每周或每两周举行一次面对面或虚拟会议。

观众

所有IT人员和主管。


举办“IT together”日。除了上述正在进行的参与活动外,每年为所有工作人员提供一次或两次亲自聚会的机会,可能持续数天。无论他们是完全还是部分偏远,本地还是州外,所有员工都应该参加。这些一年一次或两次的机会有助于建立联系和社区,这全年都有回报。万博体育全站官网

伊萨卡学院的IT部门称这些事件为“(电子邮件保护)在一起。”部门的每个人聚在一起进行两三天的业务和战略讨论、社交聚会、校园参观和部门静修。IT部门几乎把这次会议当作一次会议,提供不同的编程和互动机会,帮助员工之间以及员工与校园领导之间建立更牢固的关系,并加深对校园物理和IT环境的了解。

为虚拟和混合会议和互动建立规范。对于在线会议的世界,我们都是相对陌生的。因此,对于诸如何时应该打开摄像头、是否可以同时处理多项任务、人们在发言前是否应该使用“举手”选项、是否应该将麦克风调静音以及其他在线会议礼仪等方面的行为标准和期望,仍未得到普遍认同(并且可能因会议类型而异)。因此,预先建立期望是有益的,因为它让人们知道他们应该如何在混合会议和在线会议中表现自己。这样做的一种方法是在每次在线会议开始时使用幻灯片来建立预期的规范(参见图1)。

图1所示。建议的在线会议规范
会议准则建议。摄像头选项:关闭、用户偏好(选中)、说话时打开、基本打开。麦克风选项:静音,除非说话(选中),用户首选项。对话选项:举手发言,自由流动(选中)。多任务处理选项:根据需要,有限(选中),无——所有的注意力都应该集中在会议上。聊天选项:请通过聊天参与讨论(选中),使用聊天解决问题(选中)。
插图由Starhide和Honza Hruby / Shutterstock.com©2022

引领劳动力转变

文化的转变涉及到影响人们工作方式的共享实践、流程和政策,而劳动力的转变则涉及到团队的具体角色、职责和技能。向混合IT劳动力的转变可能需要对其中的一些或全部进行调整。

重新考虑人们工作的各个方面,以便尽可能多的员工可以从远程工作中受益。远程工作的机会并不平等地适用于所有IT角色和员工。这可能会导致团队成员之间的工作经验和满意度水平的分歧,这也可能导致那些无法远程工作的人的怨恨。

潜在地加剧这种不满情绪的是,这种差异通常(至少在最初)是在领薪与不领薪(小时工)的岗位之间发展起来的,领薪岗位的人通常比小时工有更多的灵活性。小时工无法利用远程工作的好处(没有通勤时间或相关的交通成本,更少的分心),这可能会进一步分化这些员工群体。作为一名领导者,找到解决这种差异的方法,以及可能随之而来的怨恨,是很重要的。

在伊萨卡学院(Ithaca College), 79%的受薪IT员工每周有一天或多天可以远程工作,但最初,只有9%的小时工的工作允许远程工作,这给了受薪员工更大的灵活性和对工作环境的控制。

通过一些创造性的思考,IT部门的领导们对许多最初不适合远程工作的职位的一些工作结构做了一些小的调整,现在几乎所有想要远程工作的IT员工每周至少可以这样做一天。有意解决这些潜在的差距是向混合劳动力转型的重要组成部分。

例如,伊萨卡学院的终端技术人员,他们的主要工作是动手安装计算机和排除故障,需要文书工作,培训和其他活动,他们在办公桌上完成。这些活动每周约占他们时间的30%。他们不是每天都做一些这样的工作,而是在学校的四天里专注于动手部分的工作,然后在远程工作的那一天做桌上的工作。偏远的日子是错开的,以确保校园里总是有最少数量的技术人员(包括学生员工,以填补必要的空白)。为服务台分析师提供软电话和其他技术,使他们能够每周有一天远程工作,同时仍然在物理服务台保持足够的人员配备,以提供上门支持。

团队成员明白这些安排需要调整。当一个团队成员远程工作时,这个人的一些负担可能不得不转移到当天的现场人员身上,但就工作满意度和远程工作天数增加的专注时间而言,好处大于坏处。整体的工作满意度和工作效率都提高了,虽然小时工团队成员可能没有一些领薪水的同事那么灵活,但他们可以利用远程工作的选择及其好处。

确保员工拥有有效远程工作所需的技能。远程工作可能需要IT人员重新考虑他们如何执行工作的某些方面。虽然大多数IT人员都能自如地使用技术,但他们在与他人远程协作、领导远程或混合会议、提供和获取项目和工作更新以及时间管理(包括平衡工作和非工作时间)等活动方面的熟练程度各不相同。提供具体的研讨会和其他培训机会,并为好的方法建模是很重要的。

回顾工作描述和角色。当一个人转向部分或完全远程工作时,应该审查他的工作描述。虽然他们角色的基本原则不应该随着搬迁而改变,但有些具体职责可能需要用不同的方式来描述或处理。例如,可能需要更改对特定位置或物理任务的引用,以关注服务或结果,而不是特定的方法。

让更多的部门完全或部分远程工作也可能影响到支持角色的人员的工作。随着办公室人员的减少,一些功能可能不需要,或者可以并入其他角色。例如,办公室接待员或办公室经理可以自由地履行其他职责,因为办公室里没有那么多的人,也没有那么多的实物需要订购和管理。

对从外地招聘人员持开放态度,并有意识地考虑如何聘用他们。混合型IT员工队伍可以为招聘住在离校园很远的人打开大门,极大地扩大了潜在新员工的招聘范围。混合IT劳动力还允许您的现有员工搬迁到离家人更近的地方或出于其他个人原因。

需要与人力资源部门密切合作,以确定是否对员工的工作地点有任何限制。一些机构对州外员工有限制,而某些州的要求使得机构在该州雇佣员工具有挑战性。

在伊萨卡学院,大约10%的IT员工现在在州外工作。其中两人在学院工作了一段时间后就搬走了,其他的人在被雇佣时就知道他们不需要搬到纽约的伊萨卡。这种灵活性使我们能够保留两名有才能的员工,并雇用技术熟练的员工来填补我们当地市场上没有具备所需技能的人的职位。

在入职过程中,应该给予周到的照顾,以确保新员工——尤其是那些从其他州雇佣和工作的员工——有机会充分了解他们需要支持的文化、背景和环境。即使是最具技术性的后端工作人员也应该了解机构。如果不能在校园里走动,与学生互动,并了解校园如何使用IT服务,那么通过会议、虚拟参观、个人和小组对话以及各种其他互动,为这些教职员工提供同等的体验是必不可少的。

引领技术变革

充分支持和领导混合劳动力所需的技术转变可能是IT专业人员考虑的最简单和最舒适的方面。

大多数IT人员已经熟悉Zoom、Slack和Microsoft Teams。学习和使用额外的工具来促进混合头脑风暴、小组交流、项目管理和协作,可以帮助减少工作障碍。即使只有一个团队成员是远程的,整个团队也应该使用远程工具,这样团队中的每个人都有平等的访问权限和协作和参与的能力。那些在角落会议室里的快速白板会议需要转移到网上,以确保没有人处于不利地位。

使用统一的通信工具,如Microsoft Teams Phone、Google Meet、RingCentral等,提供了更高的灵活性和位置独立性,并允许员工从一个位置无缝过渡到另一个位置。

由于一些员工一周中只有部分时间在现场工作,因此建立“住宿”或“临时”办公空间非常重要。为这些预留空间配备坞站、双显示器、鼠标和键盘(并为员工提供兼容的笔记本电脑),确保人们可以在每周在校园里的一两天内迅速建立他们的临时办公基地。

领导很重要

使用EDUCAUSE Dx框架的透镜来观察领导新的混合IT劳动力所需的变化,为IT领导者提供了一种思考组织文化、劳动力和技术的一些转变的方法,这些转变是成功所必需的。但最终,成功取决于有效的领导。把团队成员当作个体来对待,倾听他们的担忧,做出调整,激励和支持他们,与他们的头脑和内心交流,这些都会让一切变得不同。

无论是管理在校园里工作的人还是远程工作的人,领导力都很重要。通过有意识地思考文化、劳动力和技术的转变,新的混合IT劳动力将成为一个高绩效的团队,可以利用混合工作提供的所有积极因素,同时最大限度地减少挑战。

笔记

  1. D.克里斯托弗·布鲁克斯和马克·麦考马克,推动高等教育数字化转型研究报告(路易斯维尔,CO: EDUCAUSE research, 2020年6月)。回到正文的脚注1。
  2. “定义Dx,”EDUCAUSE Dx Journey(网站),2022;D.克里斯托弗·布鲁克斯和马克·麦考马克,推动高等教育数字化转型(路易斯维尔,CO: EDUCAUSE, 2020年6月15日)。回到正文的脚注2。
  3. 有关EDUCAUSE Dx型号的更多信息,请访问Dx旅程微型网站。回到正文的脚注3。
  4. 克里斯托弗·布鲁克斯博士和杰奎琳·比切尔博士,EDUCAUSE和CUPA-HR快速调查结果:远程工作的偏好和现实不一致万博官方手机版登录EDUCAUSE,2021年9月10日。回到正文的脚注4。

David Weil是伊萨卡学院首席信息官。

©2022 David Weil。本作品的文本是根据a知识共享BY-NC-ND 4.0国际许可协议。